为使公司档案的收集、整理和提供利用做到有章可循，发挥其应有的作用，更好的为领导决策、经营管理服务，根据有关规定,结合本公司实际情况，特制定本制度。

I、管理与组织

1、公司财务档案、技术档案由财务部、综合部负责管理。

2、根据档案工作的需要，各类档案设一名兼职档案人员。

3、兼职档案人员应忠于职守、遵守纪律，保持相对稳定。如档案人员有变动，应及时补充档案人员并办理交接手续。

II、档案员职责

1、做好分管文件资料的收发、传递、登记工作，并按档案要求对接受文件进行分类、排架、保管。

2、编制档案类目索引，主动为领导及使用部门提供方便。

3、按档案工作需求，做好档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用、立卷工作。

III、档案材料的形成和归档范围

1、凡是反映本单位各项工作中所形成的应立卷归档的文件材料，由经办人员或兼职档案管理员整理、立卷、移交、归档。

2、文件的归档范围

（1）上级来文件，包括省、市各部门的重要文件；

（2）公司文件，包括决议、决定、请示、报告、通报、通知、工作计划、总结、财务决算、统计报表、各种规定、规章制度等；

（3）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿、业务工作会议等；

（4）机构设置、更改名称、启用印章及人员编制、工作条例、章程等文件；

（5）招标代理业务中产生的技术资料文件等；

（6）本公司对外签署的各种协议书、意向书、合同及与外单位的重要往来电信等。

IV、归档要求

1、归档的文件材料必须齐全、完整、排列科学、折叠整齐、分类准确。

2、归档的文件材料必须准确的反映本公司的真实内容和过程，各部（室）归档的文件要经本部（室）负责人审核后归档。

3、归档的文件材料，应做到用钢笔、签字笔填写或打印清楚，不得用圆珠笔或纯兰墨水。

4、财务档案归档要求按相关规定执行，招标代理业务档案项目完成后半月内整理归档，其它档案按年度整理归档。

V、招标代理业务档案要求

1、招标代理业务档案按项目收集，整理归档。

2、归档材料包括从项目立项至完成产生的全部资料，包括：委托代理合同或协议；招、评标文件；资格预审文件；答疑文件；开、评、询标过程的详细资料；评标报告；中标通知书；公证书；合同；中标单位投标文件等。

3、招标代理业务档案材料由项目部负责整理，项目经理签字后交技术档案员验收归档。

VI、档案的保管和借阅

1、档案必须入柜上架，科学排列便于查找。音像资料要专柜密封保管。

2、档案要定期清理核对，做到帐物相符。发现破损变质要及时修补或复制。

3、借阅秘密级以上档案资料，须经主管领导批准。

4、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改并且要如期归还。

5、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

6、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

VII、其它

1、根据有关规定，结合本单位实际情况，保管期限分为永久、长期、短期并列出保管期限表。

2、根据档案保管期限，档案员应对已过期的档案进行审查，将失去保存价值的剔出，提出销毁意见经主管领导批准后，由公司统一组织销毁。